• Avant d’établir un avenant et/ou une convention de stage, il est indispensable de contacter votre responsable pédagogique des stages (responsables des stages) et le responsable de l’organisme d’accueil afin de convenir des dates de stage et des différentes modalités possibles (présentiel, télétravail, report du stage,…).
• Lorsque le stage a déjà débuté et est maintenu dans la structure d’accueil, la convention établie avant le confinement reste valable.

Cette procédure concerne uniquement les étudiants utilisant une convention université de Poitiers.

Pour ceux utilisant la convention de leur structure d’accueil, merci de vous renseigner auprès de cette dernière.

Lorsque le stage est suspendu, ou arrêté, ou que ses dates changent ou si celui-ci est effectué à distance (en partie ou en totalité), la convention initialement établie doit être modifiée par un avenant.

Vous devez établir un avenant Covid-19 :

• Lorsque la durée du stage est modifiée (cas 1 présent sur l’avenant)
• Si votre stage est maintenu et effectué à distance en télétravail (cas 2 présent sur l’avenant).
• Si votre stage est suspendu en cas de confinement total et d’impossibilité de stage à distance (cas 3 présent sur l’avenant).
• Lorsque votre stage est interrompu définitivement (cas 4 présent sur l’avenant).

Comment procéder sur AREXIS ?

L’étudiant doit :

•  Sélectionner son stage.
• Cliquer sur ≪ Editer un autre document ≫.
• Editer son avenant : Sélectionner ≪ 900-UP Avenant COVID19 2020-2021 ≫ afin de le télécharger en format pdf.
• Le compléter en sélectionnant le cas correspondant à sa situation (4 cas possibles identifiés précédemment)
• Le faire signer par toutes les parties (en l’envoyant par courriel par exemple, les signatures électroniques étant acceptées)
• Le déposer sur Arexis (la Gestion Electronique des Documents : GED) en sélectionnant ≪ Avenant COVID-19 ».

NB  le responsable pédagogique des stages (responsables des stages) s’occupe de la validation de l’avenant automatiquement transmise après le dépôt sur Arexis (GED).

Vous devez établir une nouvelle convention COVID-19 qui doit être éditée sur Arexis. Il est entendu que les missions confiées au stagiaire se prêtent à un travail en présentiel en respectant le protocole sanitaire et/ou à distance.

• Soit par le service des stages (assistance en ligne)  si les conditions de stage (dates, gratification,…) sont inchangées : vous devez donc vous rapprocher du service des stages afin que ce dernier fasse la modification de convention.
• Soit par l’étudiant lui-même si certaines conditions doivent être modifiées (dates, gratification,…). L’étudiant devra également demander la suppression de l’ancienne convention auprès du service des stages (assistance en ligne)

Comment procéder sur Arexis ?

L’étudiant doit :

• Se reporter à la procédure en 8 étapes définie sur le site de SFA.

⚠ Cette procédure nécessite toujours une validation pédagogique et une validation administrative, qui seront demandées automatiquement après la saisie du stage par l’étudiant.

Remarque : en cas de confinement total (cas extrême où le gouvernement imposerait 100% de télétravail pour les stages), le stage basculera automatiquement en stage à distance ou fera l’objet d’une suspension par avenant en cas d’impossibilité de stage à distance.

Vous devez établir une convention COVID-19, celle-ci doit être éditée sur Arexis. Il est entendu que les missions confiées au stagiaire se prêtent à un travail en présentiel et/ou à distance.

Comment procéder sur Arexis ?

L’étudiant doit :

• Se reporter à la procédure en 8 étapes définie sur le site de SFA.

⚠ Cette procédure nécessite toujours une validation pédagogique et une validation administrative, qui seront demandées automatiquement après la saisie du stage par l’étudiant.

Remarque : en cas de confinement total (cas extrême où le gouvernement imposerait 100% de télétravail pour les stages), le stage basculera automatiquement en stage à distance ou fera l’objet d’une suspension par avenant en cas d’impossibilité de stage à distance.

Des questions ? Besoin d’une assistance ?

• Pour tout problème technique sur l’application Arexis, l’adresse fonctionnelle reste opérationnelle en cette période de crise. Vous pouvez contacter arexis@univ-poitiers.fr.
• Pour le traitement de cas particuliers ou le dépôt en ligne de votre convention, l’assistance en ligne pour les stages reste aussi opérationnelle.