Procédure

Comment obtenir une convention de stage ou un avenant ?

Lorsque le stage est suspendu, ou arrêté, ou que ses dates changent ou si celui-ci est effectué à distance (en partie ou en totalité), la convention initialement établie doit être modifiée par un avenant.

Vous devez établir un avenant Covid-19 :

  • Lorsque la durée du stage est modifiée (cas 1 présent sur l’avenant)
  • Si votre stage est maintenu et effectué à distance en télétravail (cas 2 présent sur l’avenant).
  • Si votre stage est suspendu en cas de confinement total et d’impossibilité de stage à distance (cas 3 présent sur l’avenant).
  • Lorsque votre stage est interrompu définitivement (cas 4 présent sur l’avenant).

Comment procéder sur AREXIS ?

L’étudiant doit :

  •  Sélectionner son stage.
  • Cliquer sur ≪ Editer un autre document ≫.
  • Editer son avenant : Sélectionner ≪ 900-UP Avenant COVID19 2020-2021 ≫ afin de le télécharger en format pdf.
  • Le compléter en sélectionnant le cas correspondant à sa situation (4 cas possibles identifiés précédemment)
  • Le faire signer par toutes les parties (en l’envoyant par courriel par exemple, les signatures électroniques étant acceptées)
  • Le déposer sur Arexis (la Gestion Electronique des Documents : GED) en sélectionnant ≪ Avenant COVID-19 ».

NB  le responsable pédagogique des stages (responsables des stages) s’occupe de la validation de l’avenant automatiquement transmise après le dépôt sur Arexis (GED).

Vous devez établir une nouvelle convention COVID-19 qui doit être éditée sur Arexis. Il est entendu que les missions confiées au stagiaire se prêtent à un travail en présentiel en respectant le protocole sanitaire et/ou à distance.

  • Soit par le service des stages (assistance en ligne)  si les conditions de stage (dates, gratification,…) sont inchangées : vous devez donc vous rapprocher du service des stages afin que ce dernier fasse la modification de convention.
  • Soit par l’étudiant lui-même si certaines conditions doivent être modifiées (dates, gratification,…). L’étudiant devra également demander la suppression de l’ancienne convention auprès du service des stages (assistance en ligne)

Comment procéder sur Arexis ?

L’étudiant doit :

⚠ Cette procédure nécessite toujours une validation pédagogique et une validation administrative, qui seront demandées automatiquement après la saisie du stage par l’étudiant.

Remarque : en cas de confinement total (cas extrême où le gouvernement imposerait 100% de télétravail pour les stages), le stage basculera automatiquement en stage à distance ou fera l’objet d’une suspension par avenant en cas d’impossibilité de stage à distance.

Vous devez établir une convention COVID-19, celle-ci doit être éditée sur Arexis. Il est entendu que les missions confiées au stagiaire se prêtent à un travail en présentiel et/ou à distance.

Comment procéder sur Arexis ?

L’étudiant doit :

⚠ Cette procédure nécessite toujours une validation pédagogique et une validation administrative, qui seront demandées automatiquement après la saisie du stage par l’étudiant.

Remarque : en cas de confinement total (cas extrême où le gouvernement imposerait 100% de télétravail pour les stages), le stage basculera automatiquement en stage à distance ou fera l’objet d’une suspension par avenant en cas d’impossibilité de stage à distance.

Des questions ? Besoin d’une assistance ?

  • Pour tout problème technique sur l’application Arexis, l’adresse fonctionnelle reste opérationnelle en cette période de crise. Vous pouvez contacter arexis@univ-poitiers.fr.
  • Pour le traitement de cas particuliers ou le dépôt en ligne de votre convention, l’assistance en ligne pour les stages reste aussi opérationnelle.
  • Pour tout problème technique sur l’application AREXIS, l’adresse fonctionnelle reste opérationnelle en cette période de crise. Vous pouvez contacter arexis@univ-poitiers.fr
  • Pour le traitement de cas particuliers ou le dépôt en ligne de votre convention, l’assistance en ligne pour les stages reste aussi opérationnelle.
  1. Procédure d’obtention d’une convention en 8 étapes : Lire…
  2. Tout sur les stages : la FAQ
  3. Les responsables pédagogiques : Téléchargez !
  4. Documents utiles : Téléchargez !

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