8 étapes à respecter pour obtenir une convention de stage

Attention :

  • Les délais d’obtention d’une convention sont en moyenne de deux semaines (hors période de vacances).
  • Veuillez vérifier les contacts dont vous avez besoin pour la procédure (bureau des stages).
  • Le sujet du stage doit être validé par le responsable pédagogique.

 

Pour les points 1 à 8, l’étudiant se rapproche de son responsable pédagogique des stages et/ou du secrétariat du département d’enseignement (voir rubrique « contacts ») pour connaitre la procédure à suivre au sein de son parcours.

 

1/ L’étudiant renseigne sa convention sur la plateforme AreXis.
∆ Attention à bien sélectionner le bon modèle de convention (français ou anglais) et le type de stage.
∆ Selon le temps de présence effective de l’étudiant dès lors qu’il est présent plus de 44 jours ou plus de 308 heures, une gratification minimale à 3,90 euros de l’heure est attribuée à l’étudiant (tarif pour les stages en 2021).
∆ Il n’existe pas de gratification obligatoire pour les stages à l’étranger.

 

2/ Le responsable pédagogique du stage vérifie le bon remplissage des champs des parties « formations », « informations pédagogiques » et « périodes » sur Arexis, notamment l’indication d’un enseignant-référent, l’attribution ou non de crédits ECTS au stage (stage obligatoire ou facultatif), la durée du stage (6 mois maximum) puis valide pédagogiquement la convention.

∆ Un enseignant référent ne peut pas encadrer plus de 24 étudiants.


3/La vérification du bon remplissage des champs et la validation administrative de la convention sont ensuite effectuées  normalement sous 48 heures, du mardi au vendredi par le service scolarité de SFA. L’étudiant reçoit un mail indiquant que son stage est validé pédagogiquement et administrativement.

 

4/ Pour les stages en France, l’étudiant télécharge sa convention (éditée en format pdf). Pour cela, l’étudiant doit se connecter sur AreXis ; sélectionner le stage dans le menu déroulant à gauche ; la « Fiche stage » apparait ; en haut de la fiche dans la rubrique « Actions disponibles » sélectionner « Editer la convention de stage (PDF).

Pour les stages à l’étranger, la convention est téléchargée par le service des relations internationales qui soumet la convention à la signature du Doyen de la Faculté des Sciences puis la transmet par mail à l’étudiant en lui rappelant les aides financières auxquelles il peut prétendre.

 

5/ La convention téléchargée contient déjà la signature numérique du Doyen de la Faculté des Sciences. L’étudiant signe la convention, puis il recueille la signature :

  • de l’organisme d’accueil,
  • du tuteur de stage (de l’organisme d’accueil)
  • de l’enseignant référent
∆ L’enseignant-référent n’est pas toujours le responsable pédagogique du stage de la formation.

∆ L’organisme d’accueil est l’entreprise accueillant le stagiaire.

∆ Aucun stage ne pourra débuter sans convention signée au préalable par les 5 parties.

∆ Les signatures scannées sont autorisées.

 

6/ Une fois la convention de stage signée par toutes les parties, l’étudiant garde un exemplaire de la convention, en remet un à la structure d’accueil et en dépose un sur son espace AreXis. L’enseignant référent est alors prévenu par mail et doit valider le document (Procédure validation par l’enseignant référent) afin d’informer l’étudiant qu’il en a bien pris connaissance.

 

7/  Au début du stage, l’étudiant remet à l’organisme d’accueil une fiche d’évaluation renseignée par l’entreprise (version anglaise). Cette fiche est envoyée par l’organisme d’accueil à l’enseignent référent à l’issue du stage.


8/
A la fin du stage, l’étudiant remet au responsable pédagogique des stages de sa formation :

  • Son rapport de stage (en suivant le calendrier et la procédure définis par le responsable pédagogique des stages de sa formation) – l’attestation de fin de stage à faire compléter par l’organisme d’accueil (disponible en dernière page de la convention de stage, lors du téléchargement sur Arexis)
  • fiche d’évaluation de la structure d’accueil
Pour les stages non obligatoires, le stagiaire remettra à son responsable de formation :
Rapport et évaluation pour un stage non-obligatoire de moins de 2 mois
Rédaction d’un rapport pour un stage non-obligatoire de 2 à 3 mois
Rédaction d’un rapport pour un stage non-obligatoire de 4 à 6 mois

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