Stage et convention : à quoi ça sert ?
Qu’est-ce qu’un stage ?
La convention de stage est-elle obligatoire ?
Puis-je commencer mon stage avant la signature de la convention ?
Comment obtenir une convention de stage ?

Les obligations des signataires
Qui est signataire de la convention ?
Quels sont les engagements des différents signataires ?

Rôle des tuteurs
Qui sont mes tuteurs ?

Durée d’un stage
Quelle est la durée maximale d’un stage ?
Quel document remplir si mon stage est prolongé ?
Puis-je poursuivre mon stage après obtention de mon diplôme ?
Puis-je cumuler plusieurs conventions de stage dans une même structure d’accueil ?

Lieu de stage
Que faire quand l’adresse de l’entreprise et le lieu de stage sont différents ?
Comment faire si mon stage se déroule sur plusieurs lieux ?
Puis-je me déplacer pendant mon stage ?

La gratification et impôt
La gratification est-elle obligatoire ?
Comment est calculée ma gratification ?
Que se passe-t-il en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage ?
La gratification des stages est-elle imposable sur le revenu ?

Couverture sociale
Quelle est ma protection sociale en cas de maladie ?
Dois-je souscrire une assurance responsabilité civile ?
Quelle est ma protection sociale en cas d’accidents du travail ?

Accident du travail
En cas d’accident, comment le déclarer ?
Comment sont couverts mes déplacements au sein de la structure d’accueil ?

Stages à l’étranger
Comment obtenir une convention pour un stage à l’étranger ?
Quelle est ma protection sociale à l’étranger ?

Stages non-obligatoires (volontaires)
Quelles sont les procédures pour obtenir une convention de stage non-obligatoire ?

Devoirs du stagiaire
A quelle discipline suis-je tenu(e) ?
Puis-je m’absenter ou interrompre mon stage ?
Existe-t-il un devoir de réserve et de confidentialité ?
Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?

Fin de stage et rapport d’évaluation
Quels sont les documents à rendre à l’issue du stage ?

Recrutement dans l’entreprise
Que se passe-t-il en cas de recrutement à l’issue de mon stage ?

Réglementation des stages
Texte de référence

 

Qu’est-ce qu’un stage ?

Le stage est une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme et de favoriser son insertion professionnelle.
L’étudiant-e- doit être régulièrement inscrit(e) à l’université de Poitiers.

La convention de stage est-elle obligatoire ? OUI

Tout stage doit faire l’objet d’une convention tripartite signée entre l’établissement d’enseignement supérieur, la structure d’accueil et le stagiaire. Un stage ne peut en aucun cas débuter avant la signature de la convention.
La convention de stage définit les parties signataires, le projet pédagogique, les compétences à acquérir ou à développer, les activités confiées au stagiaire et les modalités pratiques de celui-ci.
La convention de stage ne doit en aucun cas être assimilée à un contrat de travail.

Puis-je commencer mon stage avant la signature de la convention ? NON

Veuillez consulter la page procédure en 8 étapes. La couverture pour les accidents du travail et les maladies professionnelles ne pourrait s’appliquer à un stagiaire dont la convention n’est pas signée.

Comment obtenir une convention de stage ?

Veuillez suivre la procédure en 8 étapes.

Qui est signataire de la convention ?

5 personnes signent la convention :
– le doyen de l’UFR SFA qui représente l’Université de Poitiers,
– l’enseignant référent du stagiaire (il est choisi par l’enseignant responsable des stages),
– le stagiaire,
– le responsable de l’organisme d’accueil,
– le tuteur de stage de l’organisme d’accueil.

Quels sont les engagements des différents signataires ?

L’étudiant(e) s’engage :
– à réaliser sa mission et à être disponible pour les tâches qui lui sont confiées,
– à respecter les règles de la structure d’accueil ainsi que ses codes et sa culture,
– à respecter les exigences de confidentialité fixées par le règlement intérieur de la structure d’accueil,
– à rédiger le rapport ou le mémoire demandé.

La structure d’accueil s’engage :
– à proposer un stage s’inscrivant dans le projet pédagogique défini par l’établissement d’enseignement supérieur et ne pas proposer un stage pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,
– à désigner un tuteur de stage,
– à accueillir l’étudiant-e- et lui donner les moyens de réussir,
– à prévoir des possibilités de congés et d’autorisation d’absence pour les stages supérieurs à deux mois,
– à ne pas confier de tâches dangereuses au stagiaire,
– à donner l’accès aux stagiaires au restaurant d’entreprise et aux activités sociales et culturelles de l’entreprise,
– à rédiger une attestation de stage décrivant les missions effectuées,
– à inscrire le stagiaire dans le registre unique du personnel

L’établissement d’enseignement supérieur s’engage :
– à accompagner l’étudiant-e- dans la recherche de stage,
– à faire figurer dans la convention de stage la définition des compétences à acquérir et la manière dont le stage s’inscrit dans le cursus de formation
– à préparer l’étudiant-e- au stage,
– à le conseiller dans la rédaction de son rapport de stage ou de son mémoire,
– à organiser la soutenance en permettant à un représentant de la structure d’accueil d’y participer.
– à encourager la mobilité internationale notamment dans le cadre des programmes de l’Union européenne

Qui sont mes tuteurs ?

– un enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement qui pourra proposer une redéfinition des missions du stagiaire en lien avec l’organisme d’accueil,
– un tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil qui sera chargé de l’accueil et de l’encadrement
du stagiaire.

Quelle est la durée maximale d’un stage ?

Les conventions sont engagées en accord avec les dates du calendrier universitaire fixant les dates de début et de fin d’année et voté au conseil d’administration.  Aucune convention ne peut engager de date allant au-delà de la fin de l’année universitaire. Cette période correspond à la couverture sociale.

 

Si une convention prévoit une fin de stage le jour de la fin de l’année universitaire (30 septembre), et qu’une partie du stage fait l’objet d’une évaluation obligatoire prise en compte dans la validation de la formation (porteur d’ECTS), il convient de mentionner dans la convention la date à laquelle la remise du  rapport et/ou la soutenance sont attendus,  de façon à permettre aux jurys les délibérations avant la fin de l’année universitaire.

Si la durée du stage excède la durée précisée dans la maquette de formation, il conviendra  de préciser dans la convention les deux durées. A cet effet cela pourra être, par exemple, mentionnée comme ci-après :
– période 1 : correspondance avec la période qui donnera lieu à évaluation pour prise en compte dans la validation de la formation (ECTS associés)
– période 2 : correspondance avec la période qui est « facultative » au sens où elle ne donnera pas lieu à évaluation dans le cadre de la validation de la formation.

LA DURÉE MAXIMALE D’UN STAGE NE PEUT EXCÉDER 6 MOIS SOIT 132 JOURS OU 924H PAR ANNÉE UNIVERSITAIRE.

Quel document remplir si mon stage est prolongé ?

En cas de prolongation de stage, l’étudiant-e- doit impérativement signer un avenant à la convention.
Cet avenant sera rédigé par le bureau des stages ou le secrétariat de l’unité de formation laquelle l’étudiant(e) est inscrit(e) et sera signé par les trois parties. Un avenant à la convention est impossible si l’étudiant(e) a validé son année après la délibération du jury d’examen.

Puis-je poursuivre mon stage après obtention de mon diplôme ? 

NON L’étudiant-e- dont le stage se termine en juin, qui soutient son mémoire et qui est admis(e) en 1^ère session ne peut prolonger son stage.
Conformément aux directives ministérielles « dans la mesure où le stage prévu dans la formation a une finalité pédagogique, c’est-à-dire obtenir le diplôme et effectuer le stage prévu dans la dite formation, la possibilité d’un second stage ou d’une prolongation est exclue ».

Puis-je cumuler plusieurs conventions de stage dans une même structure d’accueil ? 

OUI A condition que la structure d’accueil reprenne le stagiaire sur le même poste et qu’elle respecte un délai de carence du tiers de la durée du stage précédent entre les conventions. Cette disposition n’est pas applicable dans le cas où le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative de l’étudiant-e-.
Exemple : pour un stage d’une durée de trois mois, le délai de carence à observer sera d’un mois.

Que faire quand l’adresse de l’entreprise et le lieu de stage sont différents ?

Il est assez fréquent que l’adresse de l’entreprise signataire de la convention ne soit pas la même que le lieu du stage : une même entreprise disposant de multiples bâtiments, lieux d’exploitation…
Il importe alors de faire signer aussi la convention par la personne responsable sur le lieu réel du stage.

Comment faire si mon stage se déroule sur plusieurs lieux ?

Si votre stage se déroule dans une entreprise X puis dans une de ses succursales Y :
une seule convention suffit si l’entreprise X reste responsable de vous, même quand vous êtes dans la succursale Y. Sinon, il faudra une convention pour la période où vous êtes sous la responsabilité de la succursale Y.

Puis-je me déplacer pendant mon stage ?

OUI En cas de déplacement ou de missions à l’extérieur de l’entreprise pendant le stage, il est impératif de les mentionner dans les conditions particulières de la convention.

La gratification est-elle obligatoire ?

OUI dès lors que la durée du stage est supérieure à deux mois (soit 45 jours travaillés à 7h/jour) consécutive ou non. La durée du stage est calculée en fonction de la présence effective de l’étudiant, qu’il soit effectué en continu ou non. Le versement  d’une gratification est mensuel et dû à compter du premier jour du premier mois du stage.
Tout organisme d’accueil peut prévoir de verser une gratification lorsque la durée du stage est inférieure à deux mois. La gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public ne peut être cumulée avec une rémunération versée par ce même organisme d’accueil au cours de la période concernée.

Comment est calculée ma gratification ?
Elle est calculée à partir du nombre de jours réellement travaillés selon un montant horaire.
Pour calculer le montant de votre gratification, votre organisme d’accueil de stage doit décompter le nombre d’heures de présence effective que vous avez effectuées durant votre stage.
Le montant minimal horaire de la gratification est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.
Pour toutes informations complémentaires sur la gratification, vous pouvez consulter cette page :  https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32131 »

Que se passe-t-il en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage ?

Le montant de la gratification due est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.

La gratification des stages est-elle imposable sur le revenu ?

Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire. Elle n’est par conséquent pas imposable au titre de l’impôt sur le revenu.

Quelle est ma protection sociale en cas de maladie ?

Le statut « étudiant » permet une couverture sociale pour la période du 1er octobre au 30 septembre de l’année d’inscription. En cas de stage effectué à l’étranger, l’étudiant-e- doit se renseigner auprès de sa mutuelle afin de disposer de certains formulaires.

Dois-je souscrire une assurance responsabilité civile ?

OUI L’étudiant(e) déclare souscrire une assurance en responsabilité civile (art.7 de la convention de stage). Votre assurance en responsabilité civile prend en charge les dommages que pourrait provoquer par son fait le stagiaire sur les lieux d’activités du stage. L’étudiant(e) doit être attentif aux clauses de son assurance.

Quelle est ma protection sociale en cas d’accidents du travail ?

En qualité de stagiaire, vous bénéficiez de la couverture des accidents sous certaines conditions, si votre accident se produit :
– sur le lieu du stage et aux heures du stage,
– sur le trajet aller – retour entre votre résidence et votre lieu de stage en France,
– sur le trajet aller – retour entre votre résidence et votre lieu de stage à l’étranger,
– sur le trajet aller – retour entre votre résidence en France et le lieu de résidence à l’étranger (dans le cadre de votre départ),
– sur un déplacement effectué à la demande de la structure d’accueil et couvert par un ordre de mission de celle-ci.

En cas d’accident, comment le déclarer ?

Vous devez impérativement prévenir la structure d’accueil de votre stage au plus vite. Vous devez contacter la faculté SFA dont vous dépendez dans un délai de 24 heures en précisant le lieu, les circonstances et l’identité des témoins éventuels de l’accident. La faculté gère toute la procédure en directe avec la CPAM. Vous bénéficierez de la gratuité des soins dans la limite des tarifs conventionnels. Un médecin devra établir un certificat médical initial (S6909a) indiquant votre état et les conséquences de l’accident et vous devrez renvoyer tous ces documents à la faculté.

Fiche de procédure complète pour les accidents du travail

Lorsque l’accident survient par le fait du stage en entreprise, l’obligation de déclaration de l’accident du travail instituée par l’article L. 441-2 du code de la sécurité sociale incombe à l’entreprise dans lequel est effectué le stage. L’entreprise doit alors adresser sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève l’élève ou l’étudiant(e), copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la CPAM (source : ministère du Travail, de l’Emploi, de la Formation professionnelle, et du Dialogue social).

Comment sont couverts mes déplacements au sein de la structure d’accueil ?

Si vous utilisez un véhicule de la structure d’accueil, celle-ci a contracté normalement une assurance. Si vous utilisez votre véhicule personnel, vérifiez que vous avez contracté une assurance qui couvre vos trajets dans le cadre des stages.

Comment obtenir une convention pour un stage à l’étranger ?

La démarche est la même que pour les stages en France : procédure en 8 étapes.
Il est conseillé de commencer les démarches dès le début de l’année universitaire car selon les pays, les procédures auprès des ambassades peuvent être très longues.

Dans le cas où la gratification du stage est supérieure à 3,60 €/ heure (montant valable à compter du 01/09/2015), il vous appartient de vérifier que l’organisme d’accueil verse les cotisations afférentes en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles. Si ce n’est pas le cas, il vous est fortement conseillé de souscrire une assurance complémentaire vous couvrant spécifiquement.

Quelle que soit la nature du stage et le pays de destination, le stagiaire s’engage à se couvrir par un contrat d’assistance (rapatriement sanitaire, assistance juridique, etc.) et par un contrat d’assurance individuel :
Annexe au guide stage à l’étranger

Pour toute demande d’aides financières, veuillez contacter le service scolarité de la faculté des sciences fondamentales et appliquées.

Quelle est ma protection sociale à l’étranger ?

Vous devez vous renseigner auprès de votre caisse d’assurance maladie ou de votre mutuelle. La réglementation applicable dépend principalement du pays de séjour :
– dans l’espace économique européen : une carte spécifique CEAM (carte européenne d’assurance maladie) vous sera délivrée par votre caisse ou mutuelle. Des accords ont été signés entre plusieurs pays partenaires ou associés.
– hors Europe : il n’existe pas de convention spécifique. Si vous êtes malade ou hospitalisé(e) pendant votre stage, vous serez tenu de payer tous les soins dans le pays d’accueil (à moins de souscrire une mutuelle/assurance complémentaire).
Le remboursement s’effectuera en France par votre centre de soins, sur la base des tarifs français, pour les soins inopinés uniquement.
– cas particuliers : quelques pays ont signés des accords spécifiques (Québec, Andorre).
Renseignez-vous pour les formulaires SEE401 et Q102 bis.

Conseil : avant de partir à l’étranger, vérifiez vos conditions de couverture maladie auprès de votre caisse ou de votre mutuelle. Si nécessaire, vous pouvez vous renseigner sur les couvertures complémentaires spécifiques. Attention, les assurances souscrites pour l’obtention d’une carte bleue ou pour un transport aérien comprennent parfois des protections complémentaires.

Quelles sont les procédures pour obtenir une convention de stage non-obligatoire ?

L’étudiant exprime sa volonté de réaliser un stage volontaire non obligatoire à son référent stage, à l’aide d’un courrier motivé. Il présente dans son courrier le stage qu’il va effectuer.
Après accord du responsable de formation, l’étudiant établit une convention en suivant la démarche commune aux stages obligatoires : procédure en 8 étapes.
A l’issue du stage, le stagiaire doit remettre un rapport à son responsable de formation :
Rapport et évaluation pour un stage non-obligatoire de moins de 2 mois
Rédaction d’un rapport pour un stage non-obligatoire de 2 à 3 mois
Rédaction d’un rapport pour un stage non-obligatoire de 4 à 6 mois

A quelle discipline suis-je tenu-e- ?

Durant son stage, l’étudiant-e- est soumis-e- à la discipline et au règlement intérieur (qui doit être porté à la connaissance de l’étudiant-e-) de la structure d’accueil, notamment en ce qui concerne les horaires, et les règles d’hygiène et de sécurité en vigueur dans celle-ci.
Toute sanction disciplinaire ne peut être décidée que par l’établissement d’enseignement supérieur d’origine. Dans ce cas, la structure d’accueil informe l’établissement d’enseignement supérieur des manquements et lui fournit éventuellement les éléments constitutifs de l’infraction.

Puis-je m’absenter ou interrompre mon stage ?

Toute difficulté survenue pendant le stage devra être portée à la connaissance de tous les intéressés afin d’être résolue au plus vite.
Interruption temporaire :
Au cours du stage, le stagiaire pourra bénéficier de congés sous réserve d’accord de la structure d’accueil et que la durée du stage soit respectée. Pour toute autre interruption temporaire du stage (maladie, maternité, absence injustifiée…) la structure d’accueil avertira le responsable de l’établissement d’enseignement supérieur par courrier.
Interruption définitive :
En cas de volonté d’une des trois parties (structure d’accueil, établissement d’enseignement supérieur, étudiant-e-) d’interrompre définitivement le stage, celle-ci devra immédiatement en informer les deux autres parties par écrit. Les raisons invoquées seront examinées en étroite concertation. La décision définitive d’interruption du stage ne sera prise qu’à l’issue de cette phase de concertation.

Existe-t-il un devoir de réserve et de confidentialité ?

OUI Le devoir de réserve est de rigueur absolue. Les étudiant-e-s stagiaires prennent donc l’engagement de n’utiliser en aucun cas les informations recueillies ou obtenues par eux pour en faire l’objet de publication, et de ne pas les communiquer à des tiers sans accord préalable de la structure d’accueil, y compris le rapport de stage. Cet engagement vaudra non seulement pour la durée du stage mais également après son expiration. L’étudiant-e- s’engage à ne conserver, emporter, ou prendre copie d’aucun document ou logiciel, de quelque nature que ce soit, appartenant à l’organisme d’accueil, sauf accord de ce dernier.

Nota : Dans le cadre de la confidentialité des informations contenues dans le rapport, la structure d’accueil peut demander une restriction de la diffusion du rapport, voire le retrait de certains éléments très confidentiels. Des étudiant-e-s peuvent être contraintes par le secret professionnel à n’utiliser ni ne divulguer les informations du rapport.

Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?

Conformément au code de la propriété intellectuelle, si le travail du stagiaire donne lieu à la création d’une oeuvre protégée par le droit d’auteur ou la propriété industrielle (y compris un logiciel), si la structure d’accueil souhaite l’utiliser et que le stagiaire est d’accord, un contrat devra être signé entre le stagiaire (auteur) et la structure d’accueil. Devront notamment être précisés l’étendue des droits cédés, l’éventuelle exclusivité, la destination, les supports utilisés et la durée de la cession, ainsi que, le cas échéant, le montant de la rémunération due à l’étudiant-e- au titre de la cession. Cette clause s’applique également dans le cas des stages dans les organismes publics.

Quels sont les documents à rendre à l’issue du stage ?

– la fiche d’évaluation de la structure d’accueil à son enseignant référent responsable du stage et au bureau des stages par mail (format Pdf) pour numérisation et archivage ;
– la fiche d’évaluation renseignée par l’entreprise à son enseignant référent responsable du stage et au bureau des stages par mail (format Pdf) pour numérisation et archivage ;
– le rapport (en suivant le calendrier et la procédure définis par le responsable des stages de sa formation) accompagné d’une fiche PEC d’analyse de stage, à son enseignant référent.

Que se passe-t-il en cas de recrutement à l’issue de mon stage ?

S’il advenait qu’un contrat de travail prenant effet avant la date de fin du stage soit signé avec la structure d’accueil, la présente convention deviendrait caduque. L’étudiant-e- ne relèverait plus de la responsabilité de l’établissement d’enseignement supérieur. Ce dernier devrait impérativement en être averti avant la signature du contrat.

Texte de référence

Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires.
Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages.