Procédure pour obtenir une convention de stage

La procédure en 8 étapes

À respecter pour obtenir une convention de stage.

Attention :

  • Les délais d'obtention d’une convention sont en moyenne de deux semaines (hors période de vacances). 
  • Veuillez vérifier les contacts dont vous avez besoin pour la procédure.
  • Le sujet du stage doit être validé par le responsable pédagogique.

Pour les points 1 à 8, l’étudiant se rapproche de son responsable pédagogique des stages et/ou du secrétariat d'UF (voir rubrique « contacts ») pour connaitre la procédure à suivre au sein de son parcours.



1/ L'étudiant renseigne sa convention
sur la plateforme AreXis.

Selon le temps de présence effective de l’étudiant dès lors qu’il est présent plus de 44 jours ou plus de 308 heures, une gratification minimale à 3.90 euros de l’heure est attribuée à l’étudiant (tarif pour les stages en 2020).

Il n’existe pas de gratification obligatoire pour les stages à l’étranger.


2/  Le responsable pédagogique du stage vérifie le bon remplissage des champs des parties « formations », « informations pédagogiques » et « périodes » sur Arexis, notamment l’indication d’un enseignant-référent, l’attribution ou non de crédits ECTS au stage (stage obligatoire ou facultatif), la durée du stage (6 mois maximum) puis valide pédagogiquement la convention.

3/ La vérification du bon remplissage des champs et la validation administrative de la convention est ensuite opérée normalement sous 48 heures (sauf imprévus). Pour toute question contacter l’assistance en ligne.

4/ Pour les stages en France, la convention est téléchargée (éditée en format numérique). Pour les stages à l’étranger, la convention est téléchargée par le service des relations internationales qui soumet la convention à la signature du Doyen de la Faculté des Sciences puis la transmet par mail à l’étudiant en lui rappelant les aides financières auxquelles il peut prétendre.

5/ La convention téléchargée contient déjà la signature numérique du Doyen de la Faculté des Sciences. Pour éditer la convention au format PDF : se connecter sur Arexis ; sélectionner le stage dans le menu déroulant à gauche ; la « Fiche stage » apparait ; en haut de la fiche dans la rubrique « Actions disponibles » sélectionner « Editer la convention de stage (PDF).

L’étudiant signe la convention et obtient les trois autres signatures : de l’enseignant-référent, de l’organisme d’accueil et du tuteur de stage (soit cinq signataires de la convention au total).

∆ L’enseignant-référent n’est pas toujours le responsable pédagogique du stage.

∆ L’organisme d’accueil est l’entreprise accueillant le stagiaire.

∆ Aucun stage ne pourra débuter sans convention signée au préalable par les 5 parties.

6/  La convention de stage finale, signée par toutes les parties, est déposée en ligne.

7/  Au début du stage, l'étudiant remet à l’organisme d’accueil une fiche d'évaluation à renseigner par l’entreprise au cours du stage [PDF - 854 Ko] (version anglaise [PDF - 517 Ko]). Cette fiche est envoyée par l’organisme d’accueil à l’enseignent référent à l’issue du stage.

8/
A la fin du stage, l'étudiant remet au responsable pédagogique des stages de sa formation :
- son rapport de stage (en suivant le calendrier et la procédure définis par le responsable pédagogique des stages de sa formation) 

- l’attestation de fin de stage à faire compléter par l’organisme d’accueil (disponible en dernière page de la convention de stage, lors du téléchargement sur Arexis)

- sa fiche d’évaluation de la structure d’accueil [PDF - 873 Ko]

Contact :

  • Assistance en ligne
  • Ou à l’accueil du bâtiment B5, lundi (9h-12h), mercredi (13h30-17h) et vendredi (9h-12h et 13h30-17h)


Université de Poitiers - 15, rue de l'Hôtel Dieu - TSA 71117 - 86073 POITIERS Cedex 9 - France - Tél : (33) (0)5 49 45 30 00 - Fax : (33) (0)5 49 45 30 50 - webmaster@univ-poitiers.fr