Information stage

Préambule à lire ABSOLUMENT !


Avant d’établir un avenant et/ou une convention de stage, il est indispensable de contacter votre responsable pédagogique des stages (responsables des stages) et le responsable de l’organisme d’accueil afin de convenir des dates de stage et des différentes modalités possibles (télétravail, travail en présentiel ou les deux).

Le télétravail est la règle impérative pour les postes qui le permettent. Néanmoins, il est possible d’effectuer le stage obligatoire en présentiel à la condition expresse que les règles maintenant usuelles soient appliquées. D’une façon générale, le stage en présentiel pourra se faire uniquement :
  • si la santé du stagiaire le permet ;
  • si l’organisme d’accueil est en mesure d’assurer l’encadrement de l’étudiant ;
  • si l’organisme d'accueil s’engage à mettre en œuvre toutes les conditions de sécurité afin de permettre l’accueil des étudiants, conformément aux règles et préconisations sanitaires gouvernementales (selon les "fiches conseils métiers et guides pour les salariés et les employeurs" publiées sur le site du Ministère du travail), notamment en leur fournissant les équipements de protection individuelle adéquats, en assurant l'hygiène et la sécurité sanitaire des lieux de stage et en effectuant toute mesure rendue utile et nécessaire en ce sens.

Les stages facultatifs ne peuvent s’effectuer qu’en télétravail.

AUCUNE DEROGATION NE SERA POSSIBLE !

 

 Les stages obligatoires pour les parcours de L3 et de M1 dont l’ELP stage a été neutralisé doivent également s’effectuer en télétravail. Par exception, le stage pourra être réalisé en présentiel dans le strict respect du protocole national de déconfinement et de toute disposition hygiène, sécurité et santé applicable à l’organisme d’accueil. Avant toute démarche administrative, une demande spécifique doit être envoyée à la direction de SFA (fréderic.richard@univ-poitiers.fr) pour validation.


Pour un étudiant qui vise une insertion professionnelle (LP et M2), le stage peut être prolongé jusqu’au 31 décembre. L’étudiant ne pourra avoir validé son année qu’après avoir validé son UE Stage. Le report de la fin de l’année au 31 décembre 2020 n’implique pas que tous les étudiants d’une même promotion soient concernés. Il est possible pour la même session de réunir plusieurs fois le jury.

Si le stage se déroule à plus de 100 km du lieu d’habitation de l’étudiant, ou pour des déplacements de plus de 100 km dans le cadre de missions liées à la réalisation du stage, un justificatif de déplacement professionnel devra être fourni à l’étudiant par l’établissement d'accueil.
Cette procédure concerne uniquement les étudiants utilisant une convention UP. Sur la plateforme Arexis, 4 documents sont maintenant accessibles :
  • Convention_de_stage_déconfinement_ufrSFA permet les stages en présentiel et/ou à domicile (Télétravail)
  • Avenant Déconfinement Présentiel permet une reprise de stage dans l’organisme d’accueil
  • Avenant Déconfinement à domicile permet une reprise de stage en télétravail
  • Avenant Déconfinement hydride permet une reprise de stage à la fois en télétravail et dans l’organisme d’accueil.
L’étudiant est d’accord pour se rendre physiquement sur son lieu de stage. Il s’engage à alerter son responsable pédagogique en cas de non-respect des règles de sécurité et de santé durant son stage ou en cas de doutes.
Le stage peut être interrompu à l'initiative de la Partie la plus diligente si elle considère que les conditions de sécurité du stagiaire ne sont pas garanties.

 

Important

Les signatures scannées peuvent être utilisées dans tous ces documents. Il revient à l’étudiant de faire signer la convention ou les différents avenants par toutes les parties liées (toutes les signatures sont maintenant requises).

 

1- Vous devez utiliser la Convention_de_stage_déconfinement_ufrSFA dans les cas suivants :

  • Votre stage a été interrompu par un avenant Covid-19 (cas 1-4 et cas 1-5 de l’avenant Covid-19) et vous reprenez votre stage en présentiel ou en télétravail;
  • Votre stage est à venir et prévu en présentiel au sein de l’organisme d’accueil ou en télétravail.

Comment procéder sur AREXIS ?

  L’étudiant doit :
  • Sélectionner son stage.
  • Cliquer sur ≪ Editer un autre document ≫.
  • Editer sa convention : Sélectionner «Convention_de_stage_déconfinement_ufrSFA» afin de le télécharger en format pdf.
  • La compléter.
  • Faire signer le document par toutes les parties prenantes (le représentant de l’organisme d’accueil, le directeur de la composante, l’enseignant référent du stage, le tuteur de stage de l’organisme d’accueil et l’étudiant). Les signatures scannées sont exceptionnellement autorisées
  • Le déposer sur Arexis (la Gestion Electronique des Documents : GED) en sélectionnant « convention COVID-19_Présentiel ».
NB : le responsable pédagogique des stages (responsables des stages) s’occupe de la validation de la convention automatiquement transmise après le dépôt sur Arexis (GED).

 

2- Vous devez utiliser un des trois avenants (Avenant Déconfinement Présentiel, Avenant Déconfinement à domicile ou Avenant Déconfinement hydride) dans les cas suivants :

  • Votre stage a été suspendu à l’aide d’un avenant Covid-19 (cas 1-1, cas 1-2 et cas 1-3 de l’avenant Covid-19) et doit reprendre en présentiel, en télétravail ou les deux au sein de l’organisme d’accueil.
  • Votre stage a été maintenu et effectué à distance à l’aide d’un avenant Covid-19 (cas 2), et que vous reprenez votre stage en présentiel ou en mode « hybride ».

Comment procéder sur AREXIS ?

L’étudiant doit :
  • Sélectionner son stage.
  • Cliquer sur « Editer un autre document »
  • Editer son avenant : Sélectionner un des trois avenants suivant votre situation (Avenant Déconfinement Présentiel, Avenant Déconfinement à domicile ou Avenant Déconfinement hydride) afin de le télécharger en format pdf.
  • Le compléter.
  • Faire signer le document par toutes les parties prenantes (le représentant de l’organisme d’accueil, le directeur de la composante, et l’étudiant). Les signatures scannées sont exceptionnellement autorisées.
  • Le déposer sur Arexis (la Gestion Electronique des Documents) en sélectionnant
    « Avenant xxx ».
NB : le responsable pédagogique des stages (responsables des stages) s’occupe de la validation de l’avenant automatiquement transmise après le dépôt sur la GED.

 

Des questions ? Besoin d’une assistance ?

  • Pour tout problème technique sur l'application AREXIS, l'adresse fonctionnelle reste opérationnelle en cette période de crise. Vous pouvez contacter arexis@univ-poitiers.fr.
  • Pour le traitement de cas particuliers ou le dépôt en ligne de votre convention, l'assistance en ligne pour les stages reste aussi opérationnelle.


Université de Poitiers - 15, rue de l'Hôtel Dieu - TSA 71117 - 86073 POITIERS Cedex 9 - France - Tél : (33) (0)5 49 45 30 00 - Fax : (33) (0)5 49 45 30 50 - webmaster@univ-poitiers.fr