COVID-19 : Comment obtenir un avenant ou une convention de stage ?

Cette procédure concerne uniquement les étudiants utilisant une convention UP. Pour ceux utilisant la convention de leur structure d’accueil, merci de vous renseigner auprès de cette dernière.

Dans quels cas devez-vous établir un avenant COVID-19 ?

  • Lorsque le stage est maintenu et effectué à distance, en télétravail
  • Lorsque le stage est suspendu
  • Lorsque le stage est interrompu
Si votre stage n’a pas encore débuté mais que votre convention est signée de toutes les parties, vous devez impérativement faire un avenant.

Comment procéder sur AREXIS ?

L’étudiant doit éditer son avenant, le compléter, le numériser puis le déposer sur la Gestion Electronique des Documents (GED).
  1. Pour éditer son avenant et l’enregistrer, l’étudiant doit d’abord :
    → Sélectionner son stage
    → Cliquer sur « Editer un autre document »
    → Sélectionner « 904-UP-Gestionnaire + Étudiants Avenant Covid-19 » afin de le télécharger sous OpenOffice
     
  2. Il devra après :
    → Editer son avenant
    → Le compléter et sélectionner le cas correspondant à sa situation
    Ne pas récolter les signatures en bas de page
    → Le numériser
    → Le déposer sur la GED en sélectionnant « Avenant COVID-19
L’avenant ne nécessite aucune validation (pédagogique et/ou administratif) pour l’édition. MAIS nécessite une validation de la part du responsable des stages, qui sera demandée automatiquement après le dépôt sur la GED.

Dans quel cas devez-vous établir une convention COVID-19 ?

  • Pour un stage à venir qui n’a pas encore été enregistré sur AREXIS
  • Pour un stage à venir, validé pédagogiquement mais pas administrativement

Comment procéder sur AREXIS ?

La procédure reste la même. Se reporter à la procédure en 8 étapes. Elle nécessite toujours une validation pédagogique et une validation administrative, qui seront demandées automatiquement après la saisie du stage par l’étudiant.

Des questions ? Besoin d’une assistance ?

  • Pour tout problème technique sur l'application AREXIS, l'adresse fonctionnelle reste opérationnelle en cette période de crise. Vous pouvez contacter arexis@univ-poitiers.fr
  • Pour le traitement de cas particuliers ou le dépôt en ligne de votre convention, l'assistance en ligne pour les stages reste aussi opérationnelle.

Télécharger la procédure


Université de Poitiers - 15, rue de l'Hôtel Dieu - TSA 71117 - 86073 POITIERS Cedex 9 - France - Tél : (33) (0)5 49 45 30 00 - Fax : (33) (0)5 49 45 30 50 - webmaster@univ-poitiers.fr